Das Debitorenportal ist Ihre zentrale Lösung für die effiziente Verwaltung von Stammdaten und bietet eine zuverlässige Grundlage für nachfolgende Prozesse wie Buchhaltung oder Auftragsmanagement. Es ermöglicht die Erfassung, Aktualisierung und Verwaltung von Stammdaten, Kontakten und Bankverbindungen an einem zentralen Ort. Um die Datenqualität sicherzustellen, ist ein klar strukturierter Freigabeprozess integriert, der auf dem Vier-Augen-Prinzip basiert. Nutzer können entweder Daten erfassen oder Änderungen sowie neue Kreditoren freigeben. Für die Freigabe können unterstützende Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, angehängt werden, um Änderungen an Adressen oder Bankverbindungen zu belegen. Alle Anpassungen und Freigaben werden lückenlos protokolliert, um Transparenz und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Ein weiteres Highlight des Debitorenportals ist das flexible Nummernkreis-Management. Kreditoren können verschiedenen Finanzbuchhaltungs-Nummernkreisen zugeordnet werden, wodurch sich z. B. fremde Dritte, Beteiligungen oder Mitarbeiter einfach voneinander trennen lassen. Die Nummernkreise können bei der Vergabe einer Debitorennummer individuell ausgewählt werden.
Um die Aktualität der Debitorendaten sicherzustellen, bietet das Portal die Möglichkeit, Selbstauskünfte bei Lieferanten anzufordern. Über eine automatisierte E-Mail erhalten diese einen Link, über den sie ihre Daten eigenständig aktualisieren können. Die aktualisierten Informationen werden nahtlos in das Debitorenportal zurückgespielt.
Darüber hinaus kann das Debitorenportal auch als CRM-Tool für den Einkauf genutzt werden. Debitoren können dabei ohne die Vergabe einer Debitorennummer angelegt werden, wodurch das Vier-Augen-Prinzip entfällt. Vor der Vergabe eines Auftrages kann dann im Nachgang eine Debitorennummer beantragt werden.
Neben den klassischen Stammdaten können zusätzliche Informationen wie die Anzahl der Mitarbeiter, der Einsatz von Subunternehmern, Mitarbeiterstrukturen, Unternehmensumsätze, Konzessionen oder der Fuhrpark erfasst werden. Auch Gesprächsnotizen lassen sich dokumentieren, um eine umfassende Übersicht über die Debitoren zu gewährleisten.
Mit dem Debitorenportal profitieren Sie von einer effizienten Datenverwaltung, einem sicheren Freigabeprozess und umfangreichen Möglichkeiten zur Erweiterung Ihrer Kreditoreninformationen – alles in einer einzigen Plattform.
