Zahlungsprozesse im Griff – dank smarter Schnittstellen und deren Überwachung

Privat ist es uns fast allen schon passiert: Eine Rechnung bleibt im E-Mail-Postfach liegen, der Kalender war zu voll oder das Schreiben landet im Papierstapel. Erst mit der Mahnung wird klar – da war doch was. Ärgerlich, aber meist ohne große Folgen.

Im geschäftlichen Umfeld sieht das anders aus. Wenn Rechnungen verspätet beglichen werden, entstehen nicht nur finanzielle Nachteile durch verlorene Skonti – es drohen auch Reputationsverluste gegenüber Dienstleistern, Lieferanten oder Projektpartnern mit möglichen Folgen für die Geschäftsbeziehung oder kommende Angebote.

Und das, obwohl intern eigentlich „alles digitalisiert“ ist. Es stellt sich dann die Frage: Warum ist das passiert – und wie lässt sich so etwas künftig vermeiden?

Typische Ursachen für verspätete Zahlungen im Unternehmen

In der Praxis zeigt sich: Viele dieser Verzögerungen entstehen nicht durch fehlende Mittel oder Absicht, sondern durch Unklarheiten und Brüche im Prozess. Einige typische Ursachen:

• Fehler bei der Erfassung oder Ablage der Rechnung: Eingangsrechnungen werden nicht korrekt digitalisiert oder nicht dem richtigen Vorgang zugeordnet.
• Unklare Zuständigkeiten bei der Prüfung: Wer ist verantwortlich für Freigabe, wer prüft sachlich, wer fachlich? Ist eine Vertretung definiert?
• Fehlende Benachrichtigungen oder Eskalationen: Die für die Freigabe zuständige Person weiß schlicht nichts von der Rechnung – oder erhält zu spät eine Information.

Im Hintergrund geht es oft um Schnittstellen – sowohl technisch als auch organisatorisch. Und gerade dort, wo mehrere Systeme miteinander verzahnt werden, entsteht ein Spannungsfeld, das mit steigender Komplexität nicht einfacher wird.

Ein funktionierender Prozess braucht klare Übergänge – technisch und organisatorisch

Ein typischer Zahlungsprozess besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten:
Vom Rechnungseingang über Erfassung, Prüfung, Freigabe, Kontierung bis hin zur Zahlungsanweisung. Diese Schritte werden häufig von unterschiedlichen Fachbereichen und Systemen gesteuert.

Gemeinsam mit unseren Kunden aus der Bauwirtschaft entwickeln wir bei ANDERS & GANZ maßgeschneiderte Lösungen – oft auf Basis einer Kombination aus DocuWare und COOR. DocuWare übernimmt die Digitalisierung und Erfassung eingehender Rechnungen, während COOR den Prüfungs- und Freigabeprozess abbildet. Beide Systeme sind über Schnittstellen miteinander verbunden – technisch über APIs, organisatorisch über abgestimmte Workflows und Berechtigungen.

Doch was passiert, wenn…

• ein Kollege eine Rechnung nicht zeitnah freigibt?
• ein Pflichtfeld falsch befüllt wurde und die Rechnung im Workflow „hängen bleibt“?
• die Schnittstelle zwischen DocuWare und COOR plötzlich nicht mehr funktioniert?

Prozessüberwachung ist kein Nice-to-have, sondern Pflicht

Die Integration verschiedener Systeme ist nur die halbe Miete. Entscheidend ist, dass diese Schnittstellen und Übergaben überwacht werden – und zwar sowohl auf fachlicher als auch auf technischer Ebene.

Dabei lassen sich zwei grundlegende Fehlerarten unterscheiden:

• Fachlich bedingte Verzögerungen, etwa wenn eine Rechnung nicht geprüft wird. Diese sollten systemisch erkannt und automatisch eskaliert werden. Die Lösung liegt hier in der Regel beim Benutzer – durch Erinnerung, Delegation oder Vertretung.
• Technisch bedingte Störungen, z. B. durch API-Ausfälle, Dateninkonsistenzen, fehlerhafte Workflows oder Konfigurationsprobleme im Berechtigungssystem. Hier ist ein manuelles Eingreifen durch die IT oder Systemverantwortliche erforderlich.

Da Schnittstellen meist ohne grafische Oberfläche auskommen, können Fehlermeldungen nicht einfach „dem Benutzer angezeigt“ werden. Deshalb ist es unerlässlich, bereits bei der Planung zu definieren, wer im Fehlerfall informiert wird – und über welchen Kanal.

E-Mails sind schnell eingerichtet und beliebt, haben aber einen entscheidenden Nachteil: Wer zu viele Fehlermeldungen erhält, neigt dazu, sie irgendwann zu ignorieren. Deshalb setzen wir bei der ANDERS & GANZ auf ein dediziertes Monitoring-System, das proaktiv und zuverlässig reagiert. Es ermöglicht differenzierte Alarme, Statusvisualisierungen und priorisierte Eskalationen.

Wichtig dabei: Die Fehlermeldungen müssen klar formuliert und direkt verständlich sein. Daher legen wir als ANDERS & GANZ besonderen Wert darauf, dass Fehlermeldungen klar formuliert und unmittelbar verständlich sind. Sie zeigen nicht nur das Problem auf, sondern liefern auch konkrete Hinweise zur Behebung – etwa durch eine präzise Fehlerbeschreibung oder einen klaren Handlungsaufruf. Diese Struktur ist integraler Bestandteil unserer Implementierungen und stellt sicher, dass Probleme nicht übersehen werden und schnell die richtigen Personen eingreifen können.