KI als Orchestrator von Unternehmensprozessen

Viele Automatisierungsprojekte beginnen mit einer einfachen Hoffnung: einzelne Arbeitsschritte digitalisieren und dadurch Prozesse effizienter gestalten.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass Immobilienunternehmen mit einer besonderen Komplexität arbeiten. Projekte bestehen aus zahlreichen Beteiligten, unterschiedlichen Gesellschaften und verschiedenen Systemen – von der Finanzbuchhaltung über Projektplattformen bis hin zu Dokumentenmanagement-Systemen.

Komplexe Prozesse im Finanzbereich
Gerade im Finanzbereich entstehen dadurch viele manuelle Arbeitsschritte. Informationen müssen aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt, geprüft und dokumentiert werden.
Viele dieser Prozesse sind historisch gewachsen und basieren teilweise noch auf Tabellen, individuellen Auswertungen oder manuellen Abstimmungen zwischen verschiedenen Abteilungen.
Ein gutes Beispiel dafür sind Finanzprozesse rund um den Jahresabschluss.
Hier müssen häufig zahlreiche Aufgaben koordiniert werden, etwa:

• Zinsberechnungen für Finanzierungen
• Bildung und Auflösung von Rückstellungen
• Bestandsveränderungen in Projekten
• Sonderabschreibungen auf Basis von Gutachten
• Abstimmungen zwischen unterschiedlichen Buchungskreisen und Vorsystemen

In vielen Unternehmen erfolgt ein großer Teil dieser Arbeiten noch manuell. Daten werden gesammelt, Berechnungen durchgeführt und Ergebnisse anschließend dokumentiert oder in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Automatisierung als Unterstützung komplexer Abläufe
Automatisierung kann in solchen Prozessen erheblichen Mehrwert schaffen. Sie kann beispielsweise:

• Zinsberechnungen automatisiert durchführen und mit Vertragsbedingungen abgleichen
• Rückstellungen auf Basis definierter Regeln vorbereiten
• Buchungen zwischen unterschiedlichen Systemen vergleichen
• Dokumentationen für den Jahresabschluss automatisch erzeugen
• offene Posten oder Bestandsveränderungen systemübergreifend prüfen

Der entscheidende Punkt ist jedoch: Solche Automatisierungen funktionieren nur zuverlässig, wenn sowohl die fachliche Logik als auch die technische Systemlandschaft berücksichtigt werden.

Kombination aus Regeln und KI
Moderne Ansätze kombinieren deshalb häufig regelbasierte Automatisierung mit KI-Unterstützung.
Während klar definierte Berechnungen und Buchungslogiken deterministisch abgebildet werden können, hilft KI vor allem dabei,

• Dokumente zu analysieren
• Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen
• Zusammenhänge zu erkennen
• Vorschläge für Entscheidungen zu erstellen

KI wird damit weniger zum Ersatz menschlicher Entscheidungen, sondern vielmehr zum Orchestrator komplexer Prozesse.

Prozesse verstehen, bevor man automatisiert
Der größte Fehler vieler Automatisierungsprojekte besteht darin, zu früh mit der technischen Umsetzung zu beginnen.
Erfolgreiche Automatisierung startet fast immer mit einer grundlegenden Analyse:

• Welche Prozesse existieren tatsächlich?
• Wo entstehen Daten?
• Welche Systeme sind beteiligt?
• Und welche Schritte lassen sich sinnvoll automatisieren?

Gerade in der Immobilienbranche, in der Projekte über viele Jahre laufen und zahlreiche Beteiligte involviert sind, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen besonders.
Automatisierung beginnt daher selten mit Programmierung – sondern mit einem tiefen Verständnis der Prozesse im Unternehmen.